ข้อมูลประวัติอาชญากรรม เรื่องที่ HR ต้องรู้และต้องระวัง
ข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรม เป็นข้อมูลส่วนบุคคลตามมาตรา 26 แห่งพ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 (PDPA) ซึ่งกฎหมายจัดว่าเป็นกลุ่มข้อมูลที่ต้องการให้มีมาตรการคุ้มครองมากเป็นพิเศษ
เนื่องจากการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยโดยไม่ชอบด้วยกฎหมายอาจก่อให้เกิดผลกระทบต่อสิทธิและเสรีภาพของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลอย่างมีนัยสำคัญ และกฎหมายกำหนดความรับผิดทางอาญาไว้ด้วยสำหรับการใช้ข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมโดยไม่ชอบด้วยกฎหมาย
ซึ่งในองค์กรส่วนใหญ่ ส่วนงานที่เข้ามาเกี่ยวข้องกับการเก็บรวบรวมข้อมูลเหล่านี้จะได้แก่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือ HR
ตามประกาศ กคส. เรื่อง หลักเกณฑ์เกี่ยวกับมาตรการคุ้มครองสำหรับการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมที่มิได้กระทำภายใต้การควบคุมของหน่วยงานที่มีอำนาจหน้าที่ตามกฎหมาย พ.ศ. 2566 (ประกาศฯ)
ข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรม หมายความว่า ข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับการสืบสวนสอบสวนการกระทำความผิดอาญา การดำเนินคดีอาญา หรือการรับโทษทางอาญา ที่เป็น ข้อมูลที่เป็นทางการหรือรับรองโดยหน่วยงานของรัฐที่มีอำนาจหน้าที่ตามกฎหมายเกี่ยวกับการดำเนินการดังกล่าว ทั้งนี้ ไม่ว่าการดำเนินการนั้นจะถึงที่สุดแล้วหรือไม่ก็ตาม
จากบทนิยามดังกล่าว ประกาศฯ กำหนดบทนิยามของคำว่าข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมไว้ครอบคลุมตั้งแต่ขั้นตอนการสืบสวนสอบสวนการกระทำความผิดอาญา ซึ่งเป็นกระบวนการชั้นต้นก่อนที่จะมีการการฟ้องคดีต่อศาล และไม่จำเป็นว่าคดีนั้นจะถึงที่สุดแล้วหรือไม่ก็ตาม
เนื่องจากกฎหมายมองว่าข้อมูลที่เกี่ยวข้องเหล่านี้ หากนำไปใช้ในองค์กรต่าง ๆ โดยไม่ถูกต้องตามที่ PDPA กำหนด อาจทำให้เกิดผลกระทบต่อสิทธิและเสรีภาพของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล
สำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (สคส./PDPC) ได้เผยแพร่ข้อหารือเกี่ยวกับการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมที่สมาคมธนาคารไทยหารือ และมีประเด็นที่น่าสนใจหลายประการที่ HR อาจนำไปใช้ได้ดังนี้
1. การจัดเก็บเอกสารต้นฉบับหรือสำเนาเอกสารในกรณีดังต่อไปนี้
(ก) เอกสารที่มีการบันทึกว่า ไม่พบประวัติอาชญากรรม หรือข้อความอื่นในทำนองเดียวกัน เอกสารดังกล่าวถือว่าเป็นข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมตามประกาศฯ หรือไม่
การจัดเก็บเอกสารต้นฉบับหรือสำเนาเอกสารจากกองทะเบียนประวัติอาชญากร สำนักงานตำรวจแห่งชาติ หรือหน่วยงานที่มีอำนาจหน้าที่ตามกฎหมาย ที่ระบุว่า ไม่พบประวัติอาชญากรรม หรือข้อความอื่นในทำนองเดียวกัน ไม่ถือเป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมตามประกาศฯ นี้
(ข) หากมีการบันทึกว่า โจทก์ถอนฟ้อง / อัยการสั่งไม่ฟ้อง / พิพากษาให้รอลงอาญา / อยู่ระหว่างการอุทธรณ์ หรือข้อความอื่นในทำนองเดียวกัน เอกสารดังกล่าวถือว่าเป็นข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมตามประกาศฯ หรือไม่
กรณีนี้ ถือเป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรม
2. การนำข้อมูลตามข้อ 1. มาบันทึกในระบบว่าพนักงานรายนั้น ๆ พบประวัติอาชญากรรม หรือ ไม่พบประวัติอาชญากรรม หรือ ผ่านกระบวนการตรวจประวัติอาชญากรรมเรียบร้อยแล้ว หรือ ผ่านการตรวจคุณสมบัติเรียบร้อยแล้ว โดยไม่ได้ให้รายละเอียดใด ๆ เพิ่มเติม เกี่ยวกับพฤติกรรมการกระทำความผิดหรือบทกำหนดโทษ
การบันทึกลงระบบในลักษณะดังกล่าวข้างต้น ถือว่าเป็นข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมตามประกาศฯ หรือไม่
(ก) การบันทึกว่าพบประวัติอาชญากรรมหรือข้อความอื่นในทำนองเดียวกัน แม้ไม่ได้ปรากฏข้อเท็จจริงและพฤติการณ์ในการกระทำความผิดอาญาหรือการรับโทษทางอาญา ก็ถือได้ว่าเป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรม
(ข) การบันทึกว่าไม่พบประวัติอาชญากรรม หรือผ่านกระบวนการตรวจประวัติอาชญากรรมเรียบร้อยแล้ว หรือผ่านการตรวจคุณสมบัติเรียบร้อยแล้ว หรือข้อความอื่นในทำนองเดียวกัน โดยไม่มีการเชื่อมโยงหรืออาจเชื่อมโยงไปยังข้อมูลส่วนบุคคลอื่นใดที่เกี่ยวกับการสืบสวนสอบสวนการกระทำความผิดอาญา การดำเนินคดีอาญา หรือการรับโทษทางอาญา
ข้อมูลส่วนบุคคลดังกล่าวไม่ถือเป็นข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมตามประกาศฯ นี้
จากแนวทางการตอบข้อหารือดังกล่าวที่สอดคล้องกับความเป็นไปได้ในการบริหารจัดการชุดข้อมูล ช่วยผ่อนคลายความกังวลของผู้เกี่ยวข้องเกี่ยวกับข้อมูลชุดดังกล่าวได้หลายประการ เพราะการที่ข้อมูลที่หน่วยงานเก็บไว้เป็นหรือไม่เป็น ข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรม ส่งผลต่อหน้าที่และความรับผิดของหน่วยงานหลาย ๆ ประการ
ลองคิดดูว่าถ้าการบันทึกว่า ไม่พบประวัติอาชญากรรม เป็นข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรม หน่วยงานต้องไปตามลบหรือทำลายข้อมูลต่าง ๆ ของอดีตพนักงานที่พ้นสภาพการเป็นพนักงานหรือเลิกจ้างไปแล้ว ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ก็อาจจะอยู่ในคลังเอกสาร ซึ่งไม่ง่ายเลยต่อการจัดการและคงมีภาระค่าใช้จ่ายอย่างมาก
3. เงื่อนไขด้านเวลา
ข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมที่ได้เก็บรวบรวมไว้ก่อนวันที่ PDPA ใช้บังคับ (1 มิถุนายน 2565) ระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลดังกล่าวให้เก็บรวบรวมไว้ได้อีกไม่เกิน 6 เดือน นับแต่วันที่การดำเนินการดังกล่าวเสร็จสิ้น สำหรับเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลแต่ละรายตามวัตถุประสงค์และความจำเป็นในการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล
อย่างไรก็ตาม เนื่องจากการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลดังกล่าวเกิดขึ้นก่อนวันที่ประกาศฯ ดังกล่าวมีผลใช้บังคับ (วันที่ 7 เมษายน 2567) ข้อกำหนดในเรื่องระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมตามประกาศฯ ดังกล่าวจะต้องไม่มีผลย้อนหลังเป็นโทษแก่ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล
ดังนั้น ระยะเวลา 6 เดือนดังกล่าว จึงเริ่มนับแต่วันที่ประกาศฯ มีผลใช้บังคับเป็นต้นไป ซึ่งรวมถึงข้อมูลข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรม ที่เก็บรวบรวมมาเมื่อพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ใช้บังคับแล้วแต่ก่อนที่ประกาศฯ จะมีผลใช้บังคับด้วย.
ที่มา: เรื่อง สมาคมธนาคารไทย ขอหารือการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรม,
